Trecerea la sistemul de facturare electronică reprezintă o problemă reală pentru mulți antreprenori sau contribuabili care emit facturi. Dacă până acum se întocmeau facturi în format clasic pe hârtie, de acum este nevoie de înțelegerea funcționării sistemului RO e-Factura pentru a emite și transmite în mod corect facturile către ANAF. Cine folosește e-Factura și care sunt provocările de care se vor lovi cei care au început sau urmează să trimită facturile către ANAF, vei afla din rândurile acestui articol.
Sistemul RO e-Factura se dorește a fi o evoluție în relația dintre statul român și antreprenori, deoarece facilitează prelucrarea digitală a unui volum uriaș de date referitoare la tranzacțiile între agenții economici publici și privați din România. Implementarea sistemului e-Factura contribuie la îmbunătățirea colectării impozitelor și taxelor, cu accent pe colectarea TVA.
Diferența dintre factura tradițională și e-Factura
Factura clasică era întocmită pe un format tipizat, pe suport hârtie, iar toate informațiile referitoare la identificarea furnizorului și clientului, precum și a tranzacției respective, erau completate manual. Odată cu apariția computerelor, datele facturii au fost completate electronic, într-un fișier Word sau Excel. Astfel, factura completată manual sau electronic era scanată și trimisă destinatarului tranzacției ca un atașament la email.
Facturile trimise prin sistemul național RO e-Factura nu trebuie confundate cu facturile în format electronic. Factura electronică emisă de o anumită firmă este ulterior transmisă în format XML, în sistemul național RO e-Factura.
Așadar, dacă ai înțeles cine folosește e-Factura, înainte de a trimite facturile către ANAF este crucial să te pregătești adecvat. Verifică dacă programul de facturare folosit până acum este compatibil și integrat cu RO e-Factura. Pentru acest lucru, NextUp te poate ajuta cu un soft de facturare integrat cu e-Factura. Asigură-te că echipa ta este familiarizată cu procedurile și cerințele impuse de acest nou sistem.
Prin implementarea sistemului e-Factura se dorește eliminarea diverselor probleme sau vulnerabilități ale vechiului sistem de facturare pe suport tipizat de hârtie.
Provocările cu care vine e-Factura
Ca orice lucru nou, implementarea sistemului e-Factura atrage după sine provocări care trebuie depășite cât mai rapid de către agenții economici pentru a se conforma noilor cerințe în timp util.
Contabilii se confruntă cu o provocare semnificativă, pentru că de la 1 iulie 2024, pentru facturile primite, dreptul de deducere a TVA se va putea exercita doar în baza XML-urilor primite în contul SPV, acestea fiind noile documente justificative. Înregistrarea unei facturi care nu are corespondent în SPV se sancționează cu o amendă proporțională cu TVA înscrisă în factura respectivă.
Cine folosește e-Factura se va lovi de dificultățile create de implementarea obligatorie a facturii electronice și înțelegerea cerințelor și informațiilor care trebuie incluse în factură. E bine de știut faptul că e-Factura folosește anumite codificări impuse de standardul european de facturare, cum ar fi: codificări de taxe pentru TVA, codificări privind tipul de factură, trimiteri către documente justificative suplimentare, detalii privind plata și livrarea bunurilor.
De asemenea, o altă provocare se referă la necesitatea reconsiderării fluxurilor și proceselor de trimitere a facturilor emise și primite, precum și de comunicare a acestora între emitenți și destinatari, ceea ce este în general un proces greoi și complex. Orice factură emisă de o firmă trebuie trimisă către ANAF în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii.
În tot acest context, agenții economici se simt provocați și asaltați de un sentiment de teamă privind asumarea corectitudinii înregistrărilor în lipsa facturii fizice. Chiar dacă softurile de contabilitate au pregătit deja diverse soluții de integrare cu e-Factura, există reticență în rândul departamentelor de contabilitate față de schimbarea radicală a modului de emitere a facturilor.
Însă, de la 1 iulie 2024 toate facturile vor trebui depuse și primite exclusiv prin intermediul sistemului de facturare RO e-Factura, de la ANAF. Afacerile care continuă să primească facturi pe hârtie după această dată trebuie să verifice încărcarea acestora în SPV și să confirme corectitudinea lor. Doar facturile validate de ANAF, conținând sigiliul Ministerului Finanțelor, vor fi înregistrate în contabilitate și arhivate.
În această perioadă de schimbare, antreprenorii caută soluții eficiente pentru conformitate, fie adoptând servicii de contabilitate online, fie achiziționând programe de contabilitate integrate cu e-Factura așa cum NextUp ERP.
Chiar dacă implementarea e-Factura vine cu multiple provocări, tranziția fiind dificilă pentru mulți antreprenori, ea vine și cu avantaje, cum ar fi reducerea birocrației și eficientizarea proceselor de colectare a taxelor. Adaptarea la noile tehnologii și procese necesită timp și resurse suplimentare, tocmai de aceea trebuie să integrăm digitalizarea în procesele unei firme.
e-Factura reprezintă un pas esențial către modernizarea și eficientizarea proceselor de facturare dintr-o firmă, cu beneficii semnificative pentru colectarea taxelor și combaterea evaziunii fiscale. Pentru a face tranziția cât mai lină, este crucial să te informezi și să te pregătești în avans pentru această schimbare fundamentală în modul în care se emit și gestionează facturile.
NextUp ERP oferă un soft potrivit, cu funcționalități avansate, versatilitate și costuri competitive în domeniul soluțiilor de raportare ANAF și e-Factura – B2B, fiind conceput pentru gestionarea eficientă a facturilor electronice.
